Les 5 avantages à faire des ateliers au format digital pour vos collaborateurs
Apprenons à voir les choses du bon côté.
Depuis plusieurs mois, nous nous sommes habitués au télétravail et aux relations (professionnelles) à distance. La situation n’a pas toujours été facile à gérer. Après les balbutiements du premier confinement, nous nous sommes équipés. Un double écran, une webcam, un casque high-tech… Les tunnels de visioconférences ne nous fatiguent plus autant, et nous avons trouvé des solutions pour travailler, seuls ou en équipe, depuis la maison. Même si la situation n’est pas idéale, nous nous efforçons aujourd’hui de voir le bon côté des choses. Cette digitalisation de l’espace de travail a aussi ses avantages, et nous pourrons peut-être (à plus petite dose), continuer à organiser des ateliers collaboratifs à distance. Voici, selon nous, les 5 avantages non négligeables de ce type d’atelier.
Prévoir un atelier digital c’est l’assurance de pouvoir le faire quelles que soient les circonstances.
Nous l’avons vu, l’avenir, aussi proche soit-il, est difficile à prévoir. Alors, quand il s’agit de la réunion d’équipe du 26 novembre, prévoir une visioconférence, c’est l’assurance de pouvoir la tenir. Un nouveau confinement ? Pas de soucis. La moitié de l’équipe en télétravail ? Pas de problème. Bernard est resté coincé aux Maldives ? Tout va bien (Pensez tout de même à vérifier le décalage horaire). Et si finalement tout le monde est au bureau, sachez qu’il est toujours plus simple de passer du digital au physique que l’inverse. Vos collaborateurs pourront toujours consulter les ressources que vous leur avez préparé en ligne depuis la salle de réunion, en revanche, difficile d’envoyer vos polycopiés à Bernard (surtout s’il est toujours aux Maldives).
Il est plus facile de dégager du temps pour un atelier digital que pour une réunion en physique.
Lorsque nous assistons à une réunion en physique, il est nécessaire de prévoir un temps de trajet et d’installation. Ceci est d’autant plus vrai pour les réunions inter-organisations, qui demandent souvent le déplacement d’une des parties. Pour l’organisateur de l’atelier, un temps de préparation se rajoute. Il lui faudra réserver une salle en avance et disposer le matériel de la réunion : vérification du vidéo-projecteur, installation d’un paperboard, recherche des feuilles adéquates et des marqueurs, etc… Pour minimiser ces temps morts, on aura souvent tendance à favoriser les plages horaires plus longues, et réserver des journées ou demi-journées complètes d’atelier.
Lorsque nous passons en digital, ces problèmes ne se posent pas. La connexion à une vidéo-conférence prend quelques secondes seulement, et il devient possible d’enchaîner les réunions. Deux minutes suffisent pour raccrocher avec ses fournisseurs en Allemagne et lancer une formation avec ses collègues à Marseille. Grace à cette instantanéité, les ateliers peuvent être découpés en plusieurs réunions et ainsi mieux s’accorder avec les emplois du temps chargés des participants, tout en permettant des temps de respiration bienvenus.
Ainsi, deux créneaux de deux heures à distance paraitront moins lourds qu’un atelier d’une demi-journée à l’autre bout de la ville. Et pourtant, vous aurez autant de temps de travail disponible… voire même un peu plus grâce à l’efficacité des manipulation informatiques. En trois clics, voici votre audience séparée en petits groupes de travail, contre 5 à 10 minutes en présentiel en moyenne (temps de déplacement, discussion, rappel des compositions des groupes, installation, etc…).
Une occasion de renouer le lien social.
Avec la démocratisation massive du télétravail et les confinements successifs, il peut arriver que l’on se sente laissé pour compte au sein de son équipe de travail. Les ateliers distanciel sont souvent un bon moyen de renouer le lient social à moindre effort. Réunir toute son équipe autour d’un Serious Game, découvrir les espaces de travail de chacun (ou bien leur filtre d’arrière-plan préféré), et ceci pendant quelques heures sont très bénéfique à la vie de bureau. Plus que jamais, les ice breakers et autres exercices d’inclusion sont les bienvenus. Avec le temps que vous aurez gagné en faisant votre atelier à distance (voir le point juste au-dessus), vous pouvez lancer ce type d’exercice et œuvrer à la cohésion et au bien-être du groupe.
Décomplexer la prise de parole
Quand il s’agit d’atelier d’intelligence collective, brainstorming, créativité, un des écueils fréquents est l’inégalité des prises de paroles. Nous aurons souvent des pipelettes et des timides, et il peut être parfois ardu de passer la parole. Les outils informatiques aident en donnant une impression d’anonymat aux participants (nous ne sommes pas en face l’interlocuteur, et nous exprimons principalement à l’écrit, ce qui est moins stressant). Ainsi, avec un outil adapté, les participants à un brainstorming pourront plus facilement s’exprimer en écrivant « anonymement » leurs idées. Cachés derrière un écran et armés de leurs claviers, les timides n’ont pas peur de partager leurs idées. En tant qu’animateur, il sera plus simple de distribuer les temps de paroles, puisque l’informatique permet de superposer écrit (les participants partagent leurs idées et impressions) et oral (commentaire des idées et animation du groupe).
Le digital permet des modalités ludiques plus complexes à mettre en place en physique.
La mise en place d’ateliers digitaux nous aura permis de tester beaucoup de choses, et notamment des modalités d’ateliers que nous n’aurions pas pu mettre en place en physique, pour des questions de logistique, de coûts, d’espace, etc… Les plateformes nous permettant de pimper nos ateliers digitaux ont connu une croissance sans précédent. Il est désormais possible de lancer une vidéo d’introduction, de ponctuer son discours de jingles audio, de faire dessiner ses participants, de créer des jeux de rôles complexes, de répondre à des quiz… Le tout en une heure de réunion seulement. Ces nouvelles modalités cassent la monotonie des réunions et ateliers à post-its classiques. Et en bonus, vous n’aurez même plus besoin de taper à la main un compte-rendu sur la base de post-its hiéroglyphiques, votre plateforme préférée vous permettra le téléchargement de rapports complets !
Vous l’aurez compris, les ateliers digitaux ne sont plus une pâle alternative à des ateliers physiques qui ne sauraient se tenir, mais bien un moyen de réunir des participants autour d’activités diverses et ludiques. Ils ne remplaceront jamais les discussions avec les collègues autour de la machine à café, mais permettent d’atteindre d’autres objectifs.
Cette liste ne saurait être exhaustive, et a été établie sur la base des expériences des collaborateurs de Makin’Ov et notre expertise (pré et post confinement) sur l’animation de dispositifs digitaux. N’hésitez pas à nous partager dans les commentaires de l’article vos impressions sur les avantages (mais aussi les inconvénients) des ateliers en distanciel par rapport aux ateliers en physique.
Pauline Lansac
Cheffe de projet innovation et prospective
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